Czasami może się zdarzyć, że otrzymana od kontrahenta faktura zawiera błąd. W takiej sytuacji, faktura powinna oczywiście zostać skorygowana, a w zależności od typu popełnionego błędu można w tym celu zastosować fakturę korygującą lub notę korygującą.
Czym jest nota korygująca i kto może ją wystawić?
Nota korygująca to nie wymagający księgowania dokument, sporządzany w celu skorygowania błędu widniejącego na fakturze. W odróżnieniu od faktury korygującej wystawianej przez wystawcę faktury pierwotnej, notę korygującą wystawia nabywca.
Możliwość wystawienia noty korygującej przez nabywcę jest jego prawem, a nie obowiązkiem, przy jednoczesnym obowiązku wystawiania faktur korygujących ciążącym na sprzedawcy. Oznacza to, że w sytuacji, gdy nabywca otrzyma błędnie wystawioną fakturę, może wybrać między wystawieniem noty korygującej (gdy błędy zawarte na fakturze mogą zostać skorygowane poprzez jej wystawienie), a żądaniem od sprzedawcy wystawienia faktury korygującej.
W jakiej sytuacji można wystawić notę korygującą?
Mimo że zarówno faktura korygująca jak i nota korygująca stosowane są w celu poprawy błędów znajdujących się na wystawionej fakturze, nie można stosować ich zamiennie, gdyż oba te dokumenty obejmują inny zakres korygowanych danych. I tak fakturę korygującą, przede wszystkim, stosuje się w sytuacji, gdy na fakturze pierwotnej znajdują się błędy liczbowe mające wpływ na wyliczenie wartości podatku, to znaczy np. w cenie towaru lub usługi, stawce czy też kwocie podatku.
Natomiast wystawienie noty korygującej jest zasadne w przypadku korekty opisowych elementów faktury, to jest przykładowo błędu w nazwie czy adresie sprzedawcy lub nabywcy.
Co powinna zawierać nota korygująca?
Obowiązkowe elementy noty korygującej, jak w przypadku innych dokumentów, również zostały określone w ustawie o podatku od towarów i usług. Należą do nich:
- oznaczenie ‘Nota korygująca’,
- kolejny numer dokumentu wraz z datą wystawienia,
- imiona i nazwiska lub nazwy, adresy oraz numery NIP zarówno wystawcy jak i odbiorcy noty korygującej,
- dane z faktury, której dotyczy nota korygująca,
- wskazanie treści informacji podlegającej korekcie oraz podanie jej treści prawidłowej.
Akceptacja noty korygującej
Przepisy nie precyzują w jaki sposób wystawiona nota powinna zostać zaakceptowana przez jej nabywcę, czyli sprzedawcę towaru lub usługi. W związku z tym, przyjmuje się różne sposoby zaakceptowania tego dokumentu. Przykładowo, jeśli nota korygująca została wystawiona w formie papierowej, jej wystawca zobowiązany jest utworzyć ją w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron, i uzyskać na nich podpis odbiorcy. Jeśli dokument został dostarczony w formie elektronicznej, może zostać zaakceptowany np. w wiadomości e-mail.
Nota korygująca w KSeF
Wraz z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie już możliwości wystawiania not korygujących. Wynika to z faktu, że KSeF nie przewiduje możliwości sporządzania tego typu dokumentów, gdyż z założenia wystawiane w systemie faktury mają być pozbawione błędów korygowanych do tej pory za pomocą noty korygującej. Jedyną opcją skorygowania faktury wystawionej w Systemie e-Faktur będzie faktura korygująca.
