Poprawnie prowadzona gospodarka magazynowa i związana z nią dokumentacja, stanowi podstawę w zarządzaniu firmą. Znajomość stanów magazynowych posiadanych towarów umożliwia przedsiębiorcy sprawne prowadzenie firmy. Wśród dokumentów informujących o przepływie towarów przez magazyn firmowy jest przyjęcie zewnętrzne.
Czym jest przyjęcie zewnętrzne?
Wystawienie dokumentu PZ nie powoduje powstania żadnych płatności, w związku z czym nie podlega opodatkowaniu VAT i nie wykazuje się go w rejestrze VAT.
Podstawę do utworzenia dokumentu PZ stanowią dokumenty takie jak: faktura otrzymana od sprzedawcy, dokument WZ uzyskany od dostawcy towaru lub materiału, czy też sporządzone zamówienie zakupu.
Co powinien zawierać dokument PZ?
Jak każdy dokument magazynowy, również dokument PZ posiada określone elementy, które powinien zawierać:
- kolejny numer,
- datę wystawienia dokumentu,
- datę przyjęcia towaru/materiału,
- oznaczenie, ilość i cenę przyjmowanego towaru/materiału,
- dane wystawiającego dokument,
- dane dostawcy towarów/materiałów,
- podpisy osoby wystawiającej PZ, dostawcy i odbierającego.
Księgowanie PZ
Dla przedsiębiorców prowadzących uproszczoną ewidencję podatkową, przyjęcie zewnętrzne nie stanowi dokumentu księgowego, a co za tym idzie nie podlega ewidencji w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR).
Dla firm prowadzących pełną rachunkowość, dokument PZ spełnia istotną rolę w tzw. dostawach niefakturowanych. Jest to sytuacja, w której faktura za zakup towarów lub materiałów dociera do przedsiębiorstwa już po dokonanej dostawie. Wtedy też, taka dostawa powinna zostać wykazana w księgach rachunkowych firmy na podstawie dokumentu PZ.
