Współpraca z zagranicznymi kontrahentami często pociąga za sobą konieczność wystawienia faktury w obcym języku. Faktura taka, samym wzorem i zawieranymi elementami, nie różni się od tej wystawianej w języku polskim.
Kiedy można wystawić fakturę w języku obcym?
Fakturę w języku polskim, przedsiębiorca zobowiązany jest wystawić w następujących sytuacjach:
- faktura wystawiana jest na rzecz polskiego konsumenta, czyli osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, mieszkającego w Polsce,
- jeśli w transakcji bierze udział jednostka prawa publicznego, np. urząd.
W pozostałych przypadkach, tj. wystawiając fakturę na rzecz podmiotów gospodarczych polskich lub zagranicznych oraz zagranicznych konsumentów, faktura może zostać wystawiona w języku innym niż polski.
Obowiązek tłumaczenia faktur na język polski
Przedsiębiorca wystawiający faktury w innym języku niż język polski, nie ma obowiązku ich tłumaczenia. Istnieje jeden wyjątek zobowiązujący go do tego, mianowicie kontrola skarbowa lub podatkowa. Podatnik poddany takiej kontroli, na żądanie kontrolującego, ma obowiązek przedstawić tłumaczenie dokumentów podlegających kontroli, a które zostały sporządzone w języku obcym.
W przypadku, gdy w przedsiębiorstwie zaistnieje konieczność przełożenia dokumentów z języka obcego, warto skorzystać z usług tłumacza przysięgłego. Nie jest to obowiązkowe, jednak z uwagi na fakt, że podczas kontroli wymagane jest wiarygodne tłumaczenie dokumentów, dobrze jest zapewnić sobie profesjonalne tłumaczenie i tym samym uniknąć potencjalnych problemów wynikłych z możliwego błędnego przekładu.
Księgowanie faktur w języku obcym
Faktury wystawione w języku obcym nie wymagają tłumaczenia ich na język polski, aby móc je wprowadzić do ksiąg rachunkowych firmy. Jednakże same zapisy w księdze przychodów i rozchodów muszą być dokonywane w języku polskim oraz w polskiej walucie. W związku z tym, jeśli wprowadzane do PKPiR dowody księgowe, do których zaliczają się faktury, mają kwotę wyrażoną w obcej walucie, to przed rozliczeniem, powinna zostać ona przeliczona na złotówki.
Faktura dwujęzyczna
Jeśli w transakcjach z kontrahentami pojawi się potrzeba wystawienia faktury w języku obcym, w tej sytuacji dobrym rozwiązaniem jest wystawianie faktury dwujęzycznej. Faktura taka będzie zawierała opisy zarówno w języku obcym jak i polskim, dzięki czemu będzie zrozumiała dla obu stron transakcji. Niewątpliwą jej zaletę stanowić będzie fakt iż faktura taka nie wymaga tłumaczenia w przypadku przeprowadzanej w firmie kontroli skarbowej.
