Jeśli przedsiębiorca zobowiązany jest do ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej, to podstawowym dokumentem sprzedażowym, wystawianym przez niego na rzecz klientów będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej lub rolnikami ryczałtowymi, jest paragon fiskalny. Co jednak w sytuacji, gdy wystawiony paragon okaże się błędny?
Korekta błędnie wystawionych paragonów
Mając na uwadze sposób działania kasy fiskalnej, która nie daje użytkownikowi możliwości usunięcia raz wprowadzonych do pamięci urządzenia danych, nie ma możliwości dokonania korekty paragonu, który został już wydrukowany. Nie oznacza to jednak, że nie można takiej transakcji skorygować. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących określa jakie działania musi podjąć podatnik w sytuacji, gdy wystawiony przez niego paragon jest błędny.
Przede wszystkim, podatnik zobowiązany jest do prowadzenia odpowiedniej ewidencji dla korygowanych paragonów. Jednej dla reklamacji i zwrotów oraz drugiej dla oczywistych pomyłek.
Ewidencja reklamacji i zwrotów
W sytuacji powodującej zwrot części lub całości należności, gdy klient dokona zwrotu zakupionego towaru, bądź reklamacja otrzymanego towaru lub usługi przez niego złożona, zostanie uznana, przedsiębiorca zobowiązany jest do skorygowania przeprowadzonej transakcji.
Zgodnie z rozporządzeniem, ewidencja reklamacji i zwrotów powinna zawierać następujące informacje dotyczące umieszczanych w niej transakcji:
- datę sprzedaży,
- nazwę towaru lub usługi z ewentualnym opisem,
- termin, w którym dokonano zwrotu lub reklamacji,
- wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji lub zwrotu oraz wartość podatku należnego – w sytuacji całkowitego zwrotu kwoty sprzedaży,
- zwracaną kwotę brutto wraz z odpowiadającą wartością podatku – w przypadku częściowego zwrotu należności ze sprzedaży,
- dokument potwierdzający sprzedaż,
- podpisany przez obie strony transakcji protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji.
Opierając się na zapisach umieszczanych w ewidencji reklamacji i zwrotów, przedsiębiorca ma możliwość poprawnego określenia wysokości podatku od przeprowadzonej sprzedaży, który musi zapłacić, gdyż wraz ze zwrotem należności ze sprzedaży do klienta, podatek ten ulega obniżeniu.
Ewidencja korekt
W szczególnych przypadkach można wyróżnić trzeci typ ewidencji korekt, w której to zawarte będą wszystkie korekty paragonów nie spełniające kryteriów ani oczywistych pomyłek, ani reklamacji i zwrotów. Może to być np. nieprawidłowość odkryta po pewnym czasie od dokonania transakcji, która nie może w tej sytuacji zostać uznana za oczywistą pomyłkę. Przepisy nie zawierają instrukcji postępowania w takich okolicznościach, jednakże jeśli istnieje możliwość udowodnienia, że wystawiony paragon nie odpowiada stanowi faktycznemu transakcji, podatnik ma możliwość wystawienia korekty do takiej transakcji.
Z uwagi na fakt, że dane zapisane w pamięci kasy fiskalnej nie podlegają możliwości edycji, korekta taka powinna zostać wystawiona przy użyciu innych urządzeń księgowych, natomiast w samej ewidencji konieczne jest zawarcie informacji o przyczynach wystawienia danej korekty oraz kwotę korekty i podatku należnego.
