Środek trwały to według ustawodawcy majątek jednostki (własność lub współwłasność), zaliczany do rzeczowych aktywów trwałych. Żeby określić, czy środek jest środkiem trwałym wśród aktywów przedsiębiorstwa, musi spełniać następujące przesłanki – musi być rzeczowy, kompletny, zdatny do użytku i używany przez jednostkę przez okres co najmniej roku. Powinien być wykorzystywany przez jednostkę na potrzeby, które wynikają z prowadzenia działalności gospodarczej lub zostać oddany do używania na podstawie umowy. Przykładami środków trwałych, z którymi zazwyczaj się spotykamy, są nieruchomości, grunty oraz środki transportu.
Na czym polega likwidacja środka trwałego?
Likwidacja środka trwałego polega na podjęciu działań faktycznych i prawnych, związanych z jego rozchodem i zaprzestaniem ujmowania go w księgach rachunkowych. Wiąże się to z przerwaniem jego eksploatacji w działalności gospodarczej lub przeznaczeniem do likwidacji, zważywszy na jego uszkodzenie lub zużycie, jak również podjęciem działań związanych z postępowaniem księgowym. W toku postępowania należy sporządzić protokół likwidacji środka trwałego, do którego należy załączyć również protokół fizycznej likwidacji tego środka.
Konstrukcja dokumentu rozchodowego
Żeby protokół likwidacji środka trwałego mógł pełnić należycie swoje funkcje, należy zawrzeć w nim kilka kluczowych informacji, takich jak:
- data i miejsce sporządzenia protokołu,
- nazwa i adres jednostki wystawiającej protokół,
- nazwa i adres firmy, której środek trwały się rozchodzi,
- imiona i nazwiska osób uczestniczących w likwidacji,
- numer identyfikacyjny dokumentu,
- nazwa i numer inwentarzowy środka trwałego,
- powód i sposób likwidacji środka trwałego,
- podpisy osób obecnych podczas likwidacji,
- podpis kierownika jednostki, pracownika księgowości i pracownika upoważnionego do gospodarowania środkami trwałymi w danej jednostce.
Oprócz tego, do protokołu powinno się dołączyć odpowiednie załączniki, takie jak decyzja kierownika zakładu o likwidacji, czy wcześniej wspomniany, dowód fizycznej likwidacji środka trwałego.
Załącznik do protokołu
Najbardziej znaczącym załącznikiem do protokołu likwidacji środka trwałego jest protokół fizycznej likwidacji środka trwałego. Protokół fizycznej likwidacji środka potwierdza jasno jego likwidację oraz określa sposób jej wykonania. Protokół ten zawiera numer środka, a także skład komisji obecnej przy procedurze likwidacji, wraz z podpisami każdego z jej członków oraz datą i miejscem likwidacji. Sporządza się go, ponieważ likwidacja fizyczna nie zawsze musi odbywać się w tym samym czasie, co likwidacja księgowa. Funkcję tego protokołu może pełnić również dowód likwidacji środka przez firmę zewnętrzną:
- potwierdzenie przyjęcia sprzętu do utylizacji przez zakład utylizacyjny,
- potwierdzenie przyjęcia środka na złom,
- potwierdzenie rozbiórki nieruchomości,
- potwierdzenie demontażu danego sprzętu.
Jak widać, procedura likwidacji środków trwałych wcale nie jest skomplikowana. Warto wiedzieć, co robić w sytuacji, w której środki trwałe zostaną zniszczone lub zużyte – pozwoli to zachować porządek w dokumentacji i uniknąć potencjalnych nieporozumień.
