Obok powszechnie stosowanych przez firmy faktur, których wystawienie potwierdza dokonanie transakcji gospodarczej, można się również spotkać z innymi typami dokumentów poświadczającymi przeprowadzenie transakcji, np. notą księgową.
Nota księgowa i jej rodzaje
Nota księgowa to dowód księgowy wystawiany w celu potwierdzenia przeprowadzenia operacji gospodarczej nie podlegającej opodatkowaniu VAT.
Nota księgowa, w zależności od sytuacji w jakiej zostaje wystawiona, może występować pod inną nazwą. Do rodzajów not księgowych zalicza się:
- nota obciążeniowa – wystawiana do udokumentowania uzyskanych przychodów lub poniesionych kosztów, które nie są opodatkowane podatkiem od towarów i usług,
- nota uznaniowa – wystawiana w celu uznania wystąpienia należności, jaką strona wystawiająca jest winna drugiej stronie transakcji,
- nota obciążeniowo-uznaniowa – jest ona wystawiana, kiedy wstawiająca strona może zostać jednocześnie obciążona oraz uznać to obciążenie,
- nota księgowa zewnętrzna – wystawiana w sytuacji rozliczania się z podmiotem zewnętrznym,
- nota księgowa wewnętrzna – wystawiana w przypadku rozliczeń wewnątrz firmy.
Kiedy wystawić notę księgową?
Notę księgową wystawia się w sytuacji, gdy dokumentowana transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT i wystawienie standardowej faktury nie jest możliwe. Do sytuacji tych zalicza się:
- naliczanie odsetek za opóźnienia w dokonaniu płatności,
- obciążanie karą umowną wynikającą np. z nieterminowej realizacji przedmiotu umowy,
- udokumentowanie roszczenia wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela,
- przeniesienie na nabywcę kosztów niepodlegających opodatkowaniu np. opłat skarbowych,
- przeprowadzenie rozliczeń finansowych pomiędzy organizacjami lub członkami, np. zwrot poniesionych kosztów.
Co powinna zawierać nota księgowa?
Ustawodawca nie określił w żadnych przepisach prawnych tego, jak powinna wyglądać nota księgowa ani zgodnie z jakimi zasadami powinna zostać sporządzana, w związku z czym przyjmuje się, że powinna ona spełniać wymogi narzucone dla dowodów księgowych, które to są określone w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z nimi nota powinna zawierać:
- nazwę rodzaju dowodu oraz jego numer ewidencyjny,
- określenie nazw stron transakcji wraz z adresami,
- opis i wartość operacji,
- datę dokonania operacji,
- datę sporządzenia noty, jeśli jest inna niż data przeprowadzenia transakcji,
- podpis wystawcy noty,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania noty księgowej do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych,
- podpis osoby odpowiedzialnej za powyższe sprawdzenie i kwalifikację dokumentu.
Istotnym jest, aby w sytuacji, gdy wystawiana nota księgowa dotyczy waluty obcej, innej niż złoty, kwota w niej zawarta była przeliczona na złotówki. Kurs, według którego następuje przeliczenie, jest kursem obowiązującym w dniu wystawienia noty.
