Wraz z rozpoczęciem roku 2025, w krajach członkowskich Unii Europejskiej, zaczęła obowiązywać procedura szczególna SME skierowana do małych i średnich przedsiębiorstw, prowadzących działalność nie tylko w kraju, w którym mają siedzibę, ale także w innych państwach UE. Celem wprowadzenia procedury jest uspójnienie przepisów obowiązujących w UE, dzięki czemu zwolnione z VAT firmy zagraniczne, mogą prowadzić działalność na takich samych zasadach jak firmy krajowe.
Czym jest procedura SME?
Procedura SME (ang. Small Medium-sized Enterprise) pozwala małym i średnim przedsiębiorcom podmiotowo zwolnionym z VAT (zwolnienie ze względu na wysokość osiąganych przychodów), spełniającym odpowiednie wymogi, na korzystanie ze zwolnienia w krajach Unii Europejskiej, innych niż siedziba przedsiębiorcy.
Po przystąpieniu do procedury SME, przedsiębiorca nie musi rejestrować się jako podatnik VAT w każdym z krajów, w którym dokonuje sprzedaży towarów lub świadczenia usług, dzięki czemu zostają zmniejszone ponoszone przez niego koszty i obciążenia administracyjne, a dostęp do zagranicznych rynków zbytu zostaje ułatwiony.
Jakie warunki trzeba spełnić, aby skorzystać z procedury SME?
Korzystanie z procedury SME jest dobrowolne, jednakże, aby z niej skorzystać należy spełnić określone warunki. Należą do nich:
- w poprzednim oraz bieżącym roku podatkowym przedsiębiorca nie przekroczył progu 100 000 euro obrotu łącznie we wszystkich krajach członkowskich UE.
- przedsiębiorca nie przekracza również progów ustanowionych przez konkretne państwa UE, w których chce skorzystać z procedury.
- w ramach prowadzonej działalności przedsiębiorca nie sprzedaje towarów ani usług obowiązkowo wymagających rejestracji do VAT w danym kraju.
Dodatkowo, poza spełnieniem powyższych wymagań, polski przedsiębiorca starający się o skorzystanie z procedury SME musi:
- złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R – jeśli do tej pory korzystał ze zwolnienia z VAT w Polsce i nie jest zarejestrowany do VAT.
- za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego, złożyć do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście tzw. uprzednie powiadomienie – służy ono do poinformowania o zamiarze skorzystania ze zwolnienia z VAT w innym państwie Unii Europejskiej niż kraj siedziby. W uprzednim powiadomieniu zawarte zostają dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, informacja w którym kraju lub krajach stara się on o zwolnienie, a także wartości obrotu w poszczególnych krajach UE za rok poprzedni i bieżący.
- uzyskać „polski numer identyfikacyjny EX”.
Numer EX
Po złożeniu przez przedsiębiorcę uprzedniego powiadomienia, jeśli spełnia on wszystkie wymagane warunki przystąpienia do procedury specjalnej SME, w ciągu 35 dni roboczych zostaje mu nadany polski numer identyfikacyjny EX. Numer ten jest niezbędny do korzystania z procedury SME w państwach członkowskich.
Numer EX to nic innego jak poprzedzony kodem kraju (PL) numer NIP przedsiębiorcy z dodanym po myślniku sufiksem ‘EX’ (od angielskiego exemption, czyli zwolnienie) – przykładowy numer identyfikacyjny EX będzie zatem wyglądał następująco: PL1234567890-EX.
Obowiązki po przystąpieniu do SME
Po przystąpieniu do procedury SME, podatnik z niej korzystający zobowiązany będzie do składania do Urzędu skarbowego informacji kwartalnych w terminie miesiąca od końca danego kwartału. Istotny jest przy tym fakt, iż jest to termin nieulegający wydłużeniu, tzn. że upływa również wtedy, gdy ostatni dzień miesiąca przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. Składane raporty kwartalne będą zawierały informacje o obrotach w poszczególnych krajach i podawane będą w euro.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca przekroczy pułap 100 000 euro obrotu, traci prawo do korzystania ze zwolnienia z VAT i zobligowany jest do złożenia informacji kwartalnej za okres od rozpoczęcia kwartału do dnia przekroczenia unijnego limitu. Czas przewidziany na złożenie raportu to 15 dni roboczych od dnia, w którym limit został przekroczony.
