Sprzedaż bezrachunkowa, czyli inaczej nieudokumentowana, to, jak sama nazwa wskazuje, sprzedaż, która nie zostaje potwierdzona wystawieniem żadnego dokumentu tj. paragonu, faktury czy rachunku. Jednakże, fakt, że nie zostaje wystawiony żaden dokument potwierdzający przeprowadzoną transakcję, nie oznacza, że transakcji takiej nie trzeba nigdzie wykazywać. W tym celu, zarówno przedsiębiorcy czynni jak i zwolnieni z VAT, muszą prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej.
Kiedy ma miejsce sprzedaż bezrachunkowa?
O sprzedaży bezrachunkowej możemy mówić w sytuacji, gdy przedsiębiorca, będący zwolnionym z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, dokonuje transakcji z klientem, który nie prowadzi działalności gospodarczej i nie zażądał wystawienia faktury bądź rachunku potwierdzającego daną transakcję.
W takim przypadku, przedsiębiorca powinien prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej, w której to zamieszcza każdy przychód jaki uzyskał, a do którego nie została wystawiona faktura czy rachunek.
Aby skorzystać ze zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej, przedsiębiorca musi spełnić określone warunki, należą do nich:
- limit sprzedaży, wobec osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, wynoszący 20 000 złotych za poprzedni rok podatkowy,
- świadczenie usług i sprzedaż towarów nieobjętych obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej.
Przykład towarów, które niezależnie od wielkości sprzedaży podlegają obowiązkowi ewidencjonowania na kasie fiskalnej, stanowią napoje alkoholowe, wyroby tytoniowe, silniki spalinowe czy też komputery, natomiast do usług objętych tym obowiązkiem można zaliczyć przewóz pasażerski, doradztwo podatkowe, usługi prawnicze, fryzjerskie czy kosmetyczne.
Co powinna zawierać ewidencja sprzedaży bezrachunkowej?
Prowadzona ewidencja sprzedaży bezrachunkowej nie musi być zgłaszana do urzędu skarbowego, jednakże, w przypadku kontroli, urzędnik może sprawdzić czy ewidencja ta jest prowadzona terminowo i poprawnie.
Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna być prowadzona w formie broszury z ponumerowanymi kolejno stronami oraz zawierać określone elementy:
- kolejny numer sprzedaży,
- datę sprzedaży,
- wartość sprzedaży brutto,
- stawkę podatku – w przypadku czynnego podatnika VAT,
- sumę wartości przychodu z danego dnia.
Ewidencja u czynnego podatnika VAT
Sprzedaż bezrachunkowa prowadzona przez czynnych podatników VAT również musi zostać zaewidencjonowana. Istotnym jest, aby ewidencja ta zawierała rozróżnienie na stawki podatku, dzięki czemu możliwe będzie prawidłowe wyliczenie VAT jaki przedsiębiorca musi zapłacić od wykonanej sprzedaży.
Przychody ze sprzedaży bezrachunkowej muszą zostać umieszczone w Księdze Przychodów i Rozchodów. Takiego zapisu należy dokonywać na koniec każdego dnia i po zsumowaniu wartości przychodu umieścić go w KPiR. Jeśli za księgowość firmy odpowiada biuro rachunkowe, można zsumować wartość przychodów z całego miesiąca i najpóźniej do 20 dnia miesiąca kolejnego, umieścić kwotę w KPiR.
Istotną kwestię dla czynnych podatników stanowi także wykazywanie sprzedaży bezrachunkowej w pliku JPK_V7. Obowiązkowo, w części ewidencyjnej pliku, musi zostać ona opatrzona dodatkowym oznaczeniem „WEW”.
Ewidencja w przypadku zwolnienia z VAT
W sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzący sprzedaż bezrachunkową jest zwolniony z VAT, jest on, tak samo jak czynny podatnik VAT, zobowiązany do ewidencjonowania swoich przychodów. Może tego dokonać poprzez codzienne wystawianie i księgowanie dowodu wewnętrznego (nie później niż przed rozpoczęciem działalności następnego dnia) lub analogicznie jak w przypadku czynnego podatnika, jeśli księgowość prowadzona jest przez biuro rachunkowe – prowadzić ewidencję sprzedaży i na koniec miesiąca wprowadzać jeden zapis do KPiR.
