Rejestracja do VAT

Zwolnienie z VAT

Wyróżniamy dwa rodzaje zwolnienia z VAT – przedmiotowe i podmiotowe.

Zwolnienie przedmiotowe, jak wskazuje nazwa, wynika z przedmiotu sprzedaży, co oznacza, że jeśli oferowane przez przedsiębiorcę towary lub usługi należą wyłącznie do grupy niepodlegającej opodatkowaniu, to niezależnie od wartości sprzedaży, nie rejestruje się on do VAT. Do grupy usług zwolnionych z VAT można zaliczyć np. usługi medyczne lub edukacyjne.

Natomiast w przypadku zwolnienia podmiotowego, istotna jest wartość sprzedaży – przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia do momentu osiągnięcia rocznego przychodu w wysokości 200 000 zł.

Kto musi zarejestrować się jako podatnik VAT?

Obowiązkowi rejestracji do VAT podlegają przedsiębiorcy, którym nie przysługuje zwolnienie przedmiotowe ani podmiotowe, bądź towary lub usługi oferowane przez przedsiębiorcę podlegają obowiązkowemu opodatkowaniu, niezależnie od limitu sprzedaży. Do grupy towarów i usług podlegających obowiązkowi odprowadzenia VAT należą m.in. dostawa nowych środków transportu, sprzedaż monet, czy też świadczenie usług doradczych.

Kiedy zarejestrować się do VAT?

Zgłoszenie rejestracyjne należy złożyć zanim przedsiębiorca dokona pierwszej czynności, która podlega opodatkowaniu, czyli:

• przed dniem pierwszej opodatkowanej sprzedaży towaru lub usługi,
• przed dniem utracenia prawa do zwolnienia podmiotowego – czyli przed przekroczeniem 200 000 zł rocznego limitu sprzedaży netto (lub ustalonej proporcjonalnej kwoty w sytuacji, gdy przedsiębiorca rozpoczął działalność w trakcie roku),
• przed rozpoczęciem miesiąca, w którym przedsiębiorca rezygnuje ze zwolnienia podmiotowego lub zwolnienia przysługującego mu jako rolnikowi ryczałtowemu.

Jak złożyć VAT-R?

Formularz VAT-R wykorzystywany jest zarówno do rejestracji jako podatnik czynny jak i zwolniony, jednak składanie formularza w celu rejestracji jako podatnik VAT zwolniony nie jest obowiązkowe.

Rejestracji do VAT można dokonać przekazując formularz osobiście podczas wizyty w urzędzie skarbowym, wysyłając wypełniony formularz listownie, czy też składając go w formie elektronicznej. Złożenie dokumentu elektronicznie można wykonać przez portal biznes.gov.pl, składając go jako załącznik do wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG, bądź przez Portal Podatkowy. Do potwierdzenia wniosku przesłanego drogą elektroniczną, niezbędny będzie podpis kwalifikowany. Podczas składania wniosku przez portal biznes.gov.pl dopuszczony do podpisu jest również profil zaufany.

Zgłoszenie VAT-R zawiera następujące informacje:

• numer identyfikacji podatkowej,
• wskazanie naczelnika urzędu skarbowego, do którego kierowane jest zgłoszenie,
• cel złożenia zgłoszenia – rejestracja lub aktualizacja danych,
• imię, nazwisko i adres zamieszkania lub nazwę, siedzibę i adres siedziby wnioskodawcy,
• wskazanie okoliczności, z których wynika obowiązek podatkowy,
• wskazanie rodzaju deklaracji podatkowych, które będą składane przez podatnika,
• informacje na temat wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych,
• oświadczenie o znajomości przepisów Kodeksu karnego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych z rzeczywistością.

Dodatkowe dokumenty do rejestracji:

• dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu – dotyczy siedziby oraz miejsc prowadzenia działalności,
• pełnomocnictwo ogólne lub szczególne,
• potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.

Odmowa rejestracji

Po zweryfikowaniu wniosku, najwcześniej w dniu złożenia formularza VAT-R, urząd skarbowy dokonuje rejestracji podatnika. Zależnie od tego co zostało wypełnione w formularzu, podatnik zostaje zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.

Jednakże, może również dojść do sytuacji, w której po dokonaniu weryfikacji wniosku, urząd odmówi dokonania rejestracji. Może się to zdarzyć, gdy:

• dane, które zostały podane we wniosku rejestracyjnym są nieprawdziwe,
• rejestrowany podmiot nie istnieje,
• urząd skarbowy nie może się skontaktować z przedsiębiorcą ani z jego pełnomocnikiem,
• mimo wezwania, przedsiębiorca lub jego pełnomocnik nie stawia się w urzędzie skarbowym,
• urząd jest w posiadaniu informacji, z których wynika, że podmiot będzie działał z zamiarem wykorzystania działalności banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do wyłudzeń skarbowych,
• wobec rejestrowanego podmiotu sąd orzekł zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Rejestracja do VAT a procedura SME

Od początku 2025 roku obowiązuje procedura specjalna SME, która umożliwia małym i średnim firmom korzystanie z podmiotowego zwolnienia z VAT w krajach Unii Europejskiej, innych niż siedziba przedsiębiorcy. W związku z wprowadzeniem procedury, podmioty ubiegające się o możliwość korzystania ze zwolnienia w krajach UE, zostały zobowiązane do dokonania rejestracji do VAT zanim, poprzez złożenie tzw. uprzedniego powiadomienia, poinformują urząd skarbowy o zamiarze skorzystania z procedury SME.

Oznacza to, że przedsiębiorca korzystający w Polsce ze zwolnienia z VAT ze względu na wysokość przychodów, jeśli dotychczas dobrowolnie nie zarejestrował się do VAT jako podatnik VAT zwolniony, to starając się o przystąpienie do procedury SME, jest zobligowany do złożenia formularza rejestracyjnego VAT-R.