Do czego służą dokumenty magazynowe?

W skrócie

W programie dostępnych jest 5 rodzajów dokumentów magazynowych: PZ, WZ, PW, RW oraz MM. Dokumenty te służą do ewidencjonowania przyjęć i wydań towaru z magazynu, a stan towaru w magazynie zależy bezpośrednio od ilości i wartości wykazanych w tych dokumentach.

• PZ - dokument przyjęcia zewnętrznego, podstawowy dokument za pomocą którego przyjmuje się towar do magazynu, np. po jego zakupie u dostawcy i dostarczeniu do magazynu
• WZ - dokument wydania zewnętrznego, podstawowy dokument za pomocą którego wydaje się towar z magazynu, np. przy wydaniu dla klienta który zakupił dany towar
• PW - dokument przyjęcia wewnętrznego, służy do zwiększenia ilości towaru w danym magazynie, która następuje na skutek np. wyprodukowania towaru w firmie albo rozłożenia większej jednostki towaru na mniejsze (gdy np. przyjmowany jest towar na zgrzewki, ale sprzedawany na sztuki)
• RW - dokument rozchodu wewnętrznego, służy do zmniejszenia ilości towaru w danym magazynie, która następuje na skutek np. zużycia składników do produkcji, albo zepsucia się danego towaru; używany także w przypadku jeśli trzeba rozłożyć większe towary na części (zgrzewka towaru zmieniana na pojedyńcze sztuki towaru)
• MM - dokument przesunięcia międzymagazynowego, stosowany do ewidencji przesunięcia towaru z magazynu X do Y; w magazynie X powoduje zmniejszenie stanu, w magazynie Y powoduje zwiększenie stanu

Towar w magazynie

Aby możliwe było wykonywanie operacji przyjęcia/wydania towarów i śledzenie stanów towarów, muszą najpierw zostać założone kartoteki towarów w zakładce Magazyn / Towary. Kartoteka zawiera opis podstawowyh cech towaru, takich jak nazwa, jednostka, kod, może także zawierać wiele innych dodatkowych właściwości oraz bieżące ceny zakupu i sprzedaży (ceny kartotekowe). Kartoteka towaru otrzymuje swój unikalny indeks ID, który będzie identyfikować dany towar.

Dokument PZ

Dokument PZ ewidencjonuje przyjęcie towaru do magazynu od zewnętrznego dostawcy i może być utworzony ręcznie porzez zakładkę Magazyn / Dokumenty PZ lub powstać automatycznie przy wystawianiu faktury zakupu. Dokument PZ może zawierać tylko pozycje towarów, nie zawiera pozycji usług. W sytuacji gdy PZ powstaje automatycznie do faktury zakupu, na której zostały umieszczone towary oraz usługi, PZ będzie zawierać tylko towary. Dokumenty PZ utworzone ręcznie, niezwiązane z żadną fakturą, można przypisać do faktury zakupu - do jednej faktury można przypisać jeden lub więcej dokumentów PZ.

Chociaż towar posiada domyślne ceny kartotekowe, zakupu i sprzedaży, to tworząc dokument PZ (lub fakturę zakupu), można zmodyfikować ceny, z jakimi towar wejdzie na stan. Ceny z dokumentu PZ są brane pod uwagę przy wyliczeniu wartości magazynu. Dzięki temu, że to dokument PZ pamięta cenę przyjęcia danej partii towaru, można przyjąć ten sam towar w różnych cenach zakupu - magazyn uwzględni te różnice podczas wyliczania zysku ze sprzedaży, odnosząc wartość sprzedaży do kolejnych dostaw daneego towaru, które mogły być kupowane z różnymi cenami.

Przyjęcie towaru dokumentem PZ można wykonać w dowolnej dacie, jednak przy przyjęciach z datą wsteczną, gdy istnieją już dokumenty sprzedaży (wydań towaru), może to wpłynąć na wyliczenie marż ze sprzedaży.

Dokument WZ

Dokument WZ ewidencjonuje wydanie towaru, najczęściej będzie oznaczać wydanie powiązane ze sprzedażą dla klienta, a więc może powstać automatycznie do faktury sprzedaży. Dokument WZ może być również utworzony ręcznie porzez zakładkę Magazyn / Dokumenty WZ. Tak samo jak w przypadku dokumentów PZ, dokument WZ może zawierać tylko pozycje towarów. Jeśli dokumenty WZ są tworzone ręcznie i nie są powiązane z żadną fakturą, to można je następnie przypisać do faktury sprzedaży. Jedna faktura może mieć przypisanych jeden lub więcej dokumentow WZ.

Podczas wydania towaru domyślnie podstawiane są ceny kartotekowe sprzedaży, ale możliwa jest zmiana ceny (tak na fakturze sprzedaży jak i w dokumencie WZ) i tym samym wydanie towaru w innej cenie niż kartotekowa. Cena z dokumentu WZ będzie brana pod uwagę przy wyliczaniu zysku ze sprzedaży, bowiem każdej sprzedawanej partii towaru odpowiada jakaś patria towaru wcześniej przyjęta do magazynu.

W sytuacji gdy następuje próba wydania towaru poniżej stanu zerowego (gdy wydawane jest więcej towaru niż dostępna ilość na magazynie), program wyświetla ostrzeżenie, jednak operacja może być zatwierdzona przez użytkownika - program będzie wtedy liczyć na ujemnych stanach towaru.

Warto zaznaczyć, że ujemne stany towaru nie będą posiadać poprawnie wyliczonej marży ze sprzedaży, gdyż stan ujemny oznacza że brakuje dostawy danej partii towaru, a zatem nie istnieje cena przyjęcia na magazyn. Jeśli zależy ci na kontroli stanów i marż, ostrzeżenie o braku towaru powinno skłonić do sprawdzenia dostaw towaru w jego historii (zakładka Historia towaru w kartotece towaru), gdzie będą pokazane wszystkie przyjęcia i wydania po kolei wraz ze stanem towaru po każdej operacji.

Dokument PW

Dokument PW ewidencjonuje przyjęcie wewnętrzne towaru i różni się od dokumentu PZ tym, że nie ma on kontrahenta od którego towar miałby być przyjmowany. Operacja przyjęcia poprzez PW dokonuje się w obrębie firmy - bedą to najczęściej sytuacje związane z produkcją towaru albo składaniem i rozkładaniem towaru w mniejsze/większe części. Dokument PW można utworzyć ręcznie w zakładce Magazyn / Dokumenty PW. Najczęściej razem z dokumentem PW będzie występować do pary dokument RW. Dokument PW powstaje automatycznie w przypadku zatwierdzenia inwentaryzacji, jeśli na podstawie arkusza inwentaryzacji należy zwiększyć stan poszczególnych towarów.

.

W przypadku produkcji towaru, kiedy gotowy produkt wytwarzany jest z jakichś innych towarów/składników, dokumentem PW można przyjąć wyprodukowany gotowy towar. Cena przyjęcia takiego towaru może być równa wartości wydawanych towarów składowych, jeśli uwzględniamy tylko koszt ich nabycia, ale może być również większa, jeśli w cenie nabycia uwzględniamy również koszty samej produkcji. Przyjęcie towaru dokumentem PW ma taki sam wpływ na magazyn, jak przyjęcie dokumentem PZ (różnicą jest tylko brak kontrahenta zewnętrznego).

W przypadku rozkładania/składania towaru na części, dokumentem PW przyjmuje się rozłożony produkt - wtedy służy on także do zmiany jednostki towaru na magazynie z jednej na drugą. Na przykład jeśli magazyn zawiera wodę w butelkach pakowanych w zgrzewkach po 6 sztuk (jednostką jest 1 zgrzewka), to taki towar można rozłożyć na części, czyli rozerwać zgrzewkę, i dokumentem PW przyjąć 6 szt butelek (jednostką jest 1 butelka). Dokument PW przyjmie towar na butelki, a dokument RW zdejmie ze stanu zgrzewki. W ten sposób, mając dwie kartoteki tego samego towaru w różnych jednostkach, można zmieniać stany w tych kartotekach. W takim przypadku ceny wyjścia i wejścia towaru powinny być wyznaczane na podstawie cen dostaw, ponieważ nie jest dokonywana zmiana wartości towaru.

Dokument RW

Dokument RW ewidencjonuje rozchód wewnętrzny towaru - operacja wydania towaru poprzez RW dokonuje się w obrębie firmy. Najczęściej dokument RW zostanie wykorzystany do wydania towaru na produkcję albo w celu rozłożenia towaru na części składowe, a także w przypadku ewidencji strat towaru np. z powodu zepsucia się produktów. Dokument PW można utworzyć ręcznie w zakładce Magazyn / Dokumenty RW, a w sposób automatyczny dokument RW powstanie w przypadku zatwierdzenia inwentaryzacji, jeśli na podstawie arkusza inwentaryzacji należy zmniejeszyć stan poszczególnych towarów.

W przypadku produkcji towarów, albo gdy zachodzi potrzeba rozłożenia lub złożenia towarów na części, dokument RW będzie występować w parze z dokumentem PW - za pomocą dokumentu RW można zaewidencjować wydanie towarów do produkcji, jak również wydanie towarów do rozłożenia na części (albo do złożenia z części), a za pomocą dokumentu PW można przyjąć gotowy produkt.

Sytuacja, w której można użyć pary dokumentów RW / PW, ma miejsce gdy do magazynu przyjmowane są od dostawców towary w dużych jednostkach (w paletach, w tonach, w zgrzewkach), a sprzedaż odbywa się w mniejszych jednostkach (w sztukach, butelkach, pojedyńczych workach, kilogramach, itp). Mając przygotowane kartoteki towaru z różnymi jednosktami, można wydać dokumentem RW większą jednostkę i przyjąć odpowiednią ilość towaru dokumentem PW w mniejszej jednostce.

Towar przyjęty dokumentem PZ od dostawcy, na przykład przyjęcie 10 zgrzewek (po 6 butelek każda zgrzewka):

Następnie dokumentem RW towar wydawany jest do rozłożenia na części - wydanie 2 zgrzewek. Co ważne, towar mógł być przyjmowany wcześniej w różnych partiach dokumentami PZ, mającymi różne ceny zakupu, dlatego warto użyć przycisku Przelicz według cen zkupu, aby wydanie towaru uwzględniło dokładnie te ceny, w których ta konkretnie partia towaru znajduje się obecnie w magazynie. Dzięki temu nie będzie ewentualnych różnic marż przy operacjach rozkładania i przyjmowania towaru będącego na stanie.

Następnie dokumentem PW towar w jednostce na sztuki przyjmowany jest do magazynu w ilości odpowiadającej dwóm wydanym zgrzewkom, czyli 12 sztuk. Istotne jest aby wartość przyjmowanego towaru była taka sama jak wartość wydawanego towaru na dokumencie RW. Sytuacja może być bardziej złożona, jeśli towar wszedł do magazynu w różnych cenach - wtedy część towaru może mieć cenę X, a część towaru cenę Y.

W przypadku jeśli nie jest stosowane składnie/rozkładanie towaru, lecz następuje produkcja towaru, może być pożądane, aby cena przyjęcia towaru w dokumencie PW była większa niż wartość poszczególnych składników (z uwagi np. na koszty produkcji), natomiast przeważnie cena wydania składników w dokumencie RW powinna być tożsama z ceną ich nabycia. Wszystkie ceny na dokumentach PW/RW podlegają edycji i można je modyfikować przed zapisaniem dokumentu.

Dokument MM

Dokument MM służy do przeniesienia stanu towaru między magazynami w obrębie jednej firmy. Przeniesienie towaru z magazynu do magazynu można zrealizować za pomocą pary dokumentów RW (wydanie z magazynu X) i PW (przyjęcie do magazynu Y), niemniej jednak można to samo osiągnąć także jednym dokumentem MM. Dokument MM można wystawić tylko w sposób ręczny, z zakładki Magazyn / Dokumenty MM.

Aby utworzyć dokument MM, muszą istnieć co najmniej dwa różne magazyny, z których jeden jest magazynem źródłowym (skąd będzie pobrany towar), a drugi jest magazynem docelowym (do którego będzie przesunięty towar). Poniżej pokazany jest przykład w którym następuje przesunięcie 25 zgrzewek wody między magazynem głównym a magazynem zapasów, przy czym po wpisaniu ilości towaru do przesunięcia został kliknięty przycisk Przelicz według cen zkupu - program sprawdził, że w magazynie istnieją dostawy w różnych cenach, rozbił przesunięcie 25 zgrzewek na dwie partie i przyporządkował ceny zakupu do poszczególnych partii.

Dzięki temu towar w magazynie docelowym wejdzie w tej samej cenie, w której był obecny w magazynie źródłowym - w ten sposób nie ma żadnych strat na marżach przy przesunięciach magazynowych. Podgląd w kartotece towaru pokazuje również stany bieżące w poszczególnych magazynach, jak widać w magazynie zapasów jest dokładnie 25 zgrzewek towaru, który został tam przesunięty.

Wartość towarów w magazynie

Stan danego magazynu, z dokładnym rozpisaniem cen poszczególnych parti towaru, można podejrzeć poprzez polecenie Magazyn / Towary / Pokaż stan magazynu. Zestawienie to pokazuje pozostające na magazynie (niesprzedane) partie towaru, z wuzględnieniem cen nabycia, w jakich poszczególne ilości weszły na magazyn. Magazyn rozliczany i wyceniany jest metodą FIFO, co oznacza, że partie towaru które zostały kupione najwcześniej, będą także w pierwszej kolejności sprzedawane, czyli towar jest wydawany w kolejności od najstarszej dostawy do najnowszej.

Uwaga: Zmiana historycznych dokumentów, np. wystawianie wstecz dokumentów przyjęcia/wydania, zmiana cen lub ilości, będzie miała wpływ na obliczenie dostępności i wartości towaru aktualnie pozostającego w magazynie.

Uwaga: Na wartość towaru w magazynie mają wpływ przyjęcia towaru i jego ceny, a zatem wszystkie dokumenty PZ, PW, MM+ (przesunięcie do magazynu) odgrywają kluczową rolę gdy chodzi o wartość towaru pozostającego w magazynie. Wartość towaru przeliczana jest na PLN zgodnie z kursem ustawionym w dokumentach magazynowych.