RODO - Ewidencja żądań użytkownika

Zakładka Ewidencja żądań to miejsce, w którym możesz ewidencjonować żądania użytkowników dotyczące obsługi danych osobowych, np. żądania ujawnienia zakresu przetwarzania, modyfikacji czy sprostowania danych, albo żądania usunięcia danych lub inne związane z danymi osobowymi. Ewidencja pozwala na trwałe zarejestrowanie żądania i monitorowanie które z żądań zostały obsłużone, a które jeszcze na odpowiedź oczekują. Może to być dla Ciebie pomocna funkcjonalność także w tym aby wykazać, że wywiązujesz się z obowiązków wobec osób których dane przetwarzasz, jeśli przechowasz historię żądań i odpowiedzi. Aby zarejestrować nowe żądanie, wybierz polecenie Nowe żądanie i uzupełnij potrzebne informacje.

Zgłoszenie od

Wybierz kartotekę danych której dotyczy zgłoszenie, czyli kontrahenta lub pracownika. Zauważ że na oznaczenie wyboru kartoteki danych używamy nowej ikony, której nie było dotąd w aplikacji.

Flaga

Tak jak wiele innych dokumentów, również żądanie użytkownika możesz oznaczyć flagą, aby móc według własnego systemu oznaczeń tagować, filtrować, grupować, wyszukiwać elementy w tabeli. Jeśli nie korzystałeś wcześniej z flag, to zajrzyj do menu Ustawienia | Flagi dokumentów, gdzie możesz dowolnie zdefiniować swoje flagi.

Status

Pole z trzema wartościami: Niepodjęte, Otwarte, Zamknięte - służy do ustawienia szybkigo statusu danego żądania. Niepodjęte - oznacza żądanie wprowadzone do systemu i pozostawione do dalszego sprawdzenia. Otwarte - oznacza, że ktoś zapoznał się już ze zgłoszeniem i przygotowywana jest odpowiedź. Zamknięte - oznacza całkowicie obsłużone zgłoszenie.

Data otrzymania i Data odpowiedzi

Daty do rejestracji dnia otrzymania zgłoszenia oraz dnia w którym udzielono odpowiedzi. Pierwsza data musi być uzupełniona podczas wprowadzania żądania, a data odpowiedzi może być uzupełniona na dalszym etapie. Warto po udzieleniu odpowiedzi zapisać nie tylko datę, ale całą treść odpowiedzi (można użyć do tego celu zakładki załączników)

Treść żądania

Pole na wprowadzenie treści żądania. W przypadku zbierania żądań różnymi kanałami (telefon, mail, list) warto mieć jedno miejsce gdzie te informacje będą zebrane. Żądanie można wkleić do pola, albo - jeśli jest to np. pismo w postaci pliku Word czy Pdf - umieścić w załącznikach. Pisma papierowe również można zeskanować i umieścić w załącznikach. Podobnie można postąpić z odpowiedzią, zależnie od sposobu jej udzielenia.

Przyjął

Osoba przyjmująca żądanie.

Uwagi

Pole na wprowadzenie wszelkich uwag/notatek do żądania.

Zakładka Załączniki może być szczególnie przydatna jako miejsce w którym zostaną zapisane pliki związane z samym żądaniem jak i odpowiedzią. Zwłaszcza jeśli żądanie przekazane jest drogą pisemną, choć nie tylko wtedy, lub natępuje taka odpowiedź, treść można zeskanować i umieścić w załącznikach. Dzięki temu będzie można w przyszłości powrócić do żądania i zobaczyć jaka była nasza reakcja na nie, obojętnie w jakiej formie żądanie przyszło i w jakiej została wysłana odpowiedź. Z jednej strony uporządkuje to system udzielania odpowiedzi w kwestiach dotyczących ochrony danych osobowych, a z drugiej strony pokaże należytą staranność w wypełnianiu obowiązków nakładanych przez przepisy.

Uwaga: Kolejne wersje programu będą posiadać rozbudowaną obsługę żądań z możliwością podjęcia dodatkowych akcji związanych z samym żądaniem. Zapraszamy do regularnej aktualizacji programu!