Jak importować pozycje do faktury/paragonu z pliku Excela?

Począwszy od wersji 19.6.0.0 w naszym programie, można w fakturze sprzedaży i w paragonie skorzystać z funkcji Import pozycji:

Kliknięcie tej opcji otwiera nowe okno, w którym można wkleić pozycje do faktury – z pliku Excela lub bezpośrednio ze schowka.

Kroki postępowania:

1. Przygotuj dane w Excelu

W Excelu zaznacz pozycje, które mają być wklejone np. obejmujące jednego klienta.

2. Kopiowanie danych do schowka

Skopiuj zaznaczone dane do schowka za pomocą przycisku kopiowania lub skrótu klawiszowego Ctrl+C.

3. Import danych w programie

W programie przejdź do faktury (lub do paragonu) i po kliknięciu opcji Import pozycji wklej zawartość ze schowka – kliknięcie przycisku Wklej ze schowka lub szybciej użyć skrótu klawiszowiszowego Ctrl+V

4. Wyświetlenie danych w oknie importu

Dane ze schowka pojawią się w tabeli.

5. Mapowanie kolumn

Jednorazowo musisz teraz ustawić odpowiednie mapowanie kolumn, tak aby program wiedział czym są wklejone wartości – zatem w panelu Mapowanie kolumn wybieramy przyporządkowanie. Przykładowe przyporządkowanie znajduje się poniżej. Oczywiście kolejność kolumn w Excelu nie ma znaczenia – mogą być one w dowolnej kolejności, ponieważ program pozwala przyporządkować każdą kolumnę do odpowiedniego pola w fakturze.

• Pierwsza kolumna: Nazwa pozycji
• Druga kolumna: Kod towaru
• Pozostałe kolumny: Jednostka, Ilość, Cena brutto.

Program zapamięta to mapowanie i przy kolejnych razach (jeśli dane będą miały ten sam format), nie trzeba będzie go już ustawiać.

6. Wybór pozycji do importu

W skrajnej lewej kolumnie znajduje się pole Wybrany. Domyślnie zaznaczone są wszystkie wiersze – oznacza to, że wszystkie dane zostaną przeniesione do faktury (czy paragonu). Jeśli trzeba, można na tym etapie jeszcze odznaczyć niektóre pozycje np. jeśli za dużo danych jest skopiowanych i niektóre pozycje nie mają przejść do faktury. Aby zatwierdzić import, klikamy OK.

7. Dane w fakturze/paragonie

Po zatwierdzeniu dane pojawią się w fakturze/paragonie.

Ponieważ do importu została wskazana cena brutto, to ta kolumna została uzupełniona w fakturze, a cena netto jest wyliczona z brutto na podstawie domyślnej stawki ustawionej w programie. Jeśli chcesz zastosować inne stawki, to dane w excelu, skąd są kopiowane źródłowe wartości, należałoby wzbogacić o np. osobną cenę netto, vat i cenę brutto, na przykład:

Wklejając takie dane do okna importu możesz utworzyć przyporządkowanie:

W excelu łatwo wyliczyć cenę netto/brutto dla danej stawki, stosując formułę. Nadmieniamy że jest taka możliwość – w razie gdyby było to potrzebne.

8. Zapamiętywanie mapowania kolumn

Każdy zatwierdzony import zapamiętuje układ importowanych kolumn – zatem jeśli dane są pobierane wielokrotnie z takiej samej tabeli, która ma kolumny w tym samym układzie, to mapowanie powinno się samoczynnie odtworzyć i ustawić. Chodzi tutaj o ułatwienie, aby kolejne kopiowanie danych z excela do faktury, nie wymagało już ponownego ustawiania mapowania kolumn. Zatem używając takiej samej tabelki źródłowej, użycie tej funkcji powinno się sprowadzać do zaznaczenia danych, Ctrl+C i w programie kliknięcia Ctrl+V w opcji importu pozycji.

9. Opcje dotyczące istniejących pozycji w fakturze/paragonie

W oknie importu znajduje się przełącznik określający, co ma się stać z pozycjami, które już znajdują się w dokumencie:

• Operacja Zamień pozycje - usuwa wszystkie pozycje z faktury/paragonu i wstawia tylko te, które są importowane.
• Operacja Dodaj pozycje – zachowuje dotychczasowe pozycje w fakturze/paragonie i dodaje do nich nowe dane. Ta operacja może się przydać, gdy zbieramy dane do skopiowania z kilku miejsc i wklejamy je do jednej faktury.