Jak księgować dokumenty sprzedaży?

Aplikacja ELISOFT Firma 2024 oraz ELISOFT Firma Premium 2024 zawiera funkcjonalność rejestru zakupu, rejestru sprzedaży oraz plików JPK wymaganych w nowej wersji 3.0. Funkcje te są dostępne w zakładce Rejestry w głównym oknie aplikacji. Jeśli po aktualizacji aplikacji z poprzednich wersji nie widzisz zakładki, przydziel uprawnienia do niej w menu Ustawienia | Użytkownicy i uprawnienia i uruchom ponownie program.

Czym jest rejestr sprzedaży

Rejestr sprzedaży to tabela w której możesz zaewidencjonować dokumenty sprzedażowe, najczęściej faktury, podając jakiej dokładnie transakcji dotyczy dana sprzedaż, wskazać daty, dane kontrahenta, itp. Rejestry sprzedaży są prowadzone w okresach miesięcznych. Na podstawie wpisów w rejestrze sprzedaży można potem automatycznie utworzyć plik JPK_VAT (część sprzedażowa zostanie pobrana z rejestru sprzedaży na dany miesiąc).

Jak księgować dokumenty sprzedaży

Chociaż w rejestrze możesz dopisywać i usuwać pozycje ręcznie (czasami może zajść taka konieczność - np. przy ewidencji sprzedaży z urządzenia fiskalnego), to wygodniejszym sposobem dla zaksięgowania faktur, jest użycie opcji księgowania dostępnych w każdej fakturze.

Aby wprowadzić fakturę do rejestru, otwórz ją i przełącz na zakładkę Księgowanie a następnie kliknij Zaksięguj dokument. Zrób to dopiero gdy wiesz, że faktura jest już kompletna i nie będziesz w niej dokonywać zmian.

Spowoduje to wyświetlenie tabelki do utworzenia zapisu w rejestrze sprzedaży. Sumy z poszczególnych stawek wyszczególnionych na fakturze pojawią się jako pojedyńcze transakcje do zaksięgowania. W poniższym przykładzie faktura obejmowała kilka pozycji sprzedaży towaru w standardowej stawce 23%, stąd transakcja została domyślnie ustawiona na krajową dostawę i tą samą stawkę.

Jeśli wykonujesz innego rodzaju sprzedaż, określ dokładnie jakiego rodzaju transakcja ma miejsce - jest to bardzo istotne dla sporządzenia JPK_VAT, ponieważ transakcje różnego typu mają swoje osobne pola w pliku JPK_VAT, dokładnie tak jak ma to miejsce w deklaracji podatkowej.

Zauważ, że numer pokazany z przodu transakcji (wskazany żółtą strzałką), odpowiada numerom pól z formularza deklaracji podatkowej i jednocześnie są to numery pól w pliku JPK_VAT - jeśli masz już doświadczenie w księgowaniu swoich faktur, to powinno znacznie ułatwić wskazanie poprawnej transakcji, a tym samym poprawne zaksięgowanie faktury. Uwaga: poprawny wybór transakcji i jej stawki spoczywa na użytkowniku - program nie zdiagnozuje jaka jest właściwa transakcja, ponieważ nie wie co i w jakich okolicznościach sprzedajesz :)

Przy księgowaniu istotna jest także data, w której dokument ma być ujęty w rejestrze - możesz wybrać datę wystawienia, datę sprzedaży lub wskazać inną własną datę (dla faktur sprzedaży jest to domyślnie data dostawy). Gdy masz już komplet informacji - kliknij OK, aby ostatecznie zatwierdzić księgowanie. Wpis pojawi się wówczas automatycznie w rejestrze sprzedaży w danym miesiącu, zgodnym z datą ujęcia w rejestrze, którą wskazałeś. Od tego momentu nie powinieneś dokonywać zmian w treści faktury - jeśli będzie taka potrzeba, możesz użyć przycisku Ponów księgowanie aby jeszcze raz zczytać dane z faktury. Spowoduje to oczywiście zmianę uprzednio zaksięgowanego wpisu w rejestrze. Jeśli przez pomyłkę zaksięgowałeś dokument, który nie miał być zaksięgowany, użyj przycisku Anuluj księgowanie - zapis z rejestru zostanie usunięty.

Zastrzeżenie

Aplikacja jest wyłącznie narzędziem/edytorem który pomaga w ewidencjonowaniu dokumentów - na użytkowniku programu spoczywa odpowiedzialność za umiejętne wykorzystanie programu do osiągnięcia celu który chce uzyskać. Program nie zastępuje księgowości i nie ma technicznych możliwości weryfikacji żadnych dokumentów pod względem poprawności - użytkownik, znając charakter wykonywanej działalności, musi w szczególności wskazać w programie właściwą transakcję, właściwą stawkę, właściwą datę księgowania, właściwe dane stron transakcji. Domyślne wartości nie dla wszystkich przypadków będą prawidłowe. W razie nieposiadania dostatecznej wiedzy nt. księgowości, sugerujemy skorzystanie z usług biura rachunkowego, które dokona prawidłowych rozliczeń firmy.