Jak skonfigurować automatyczne powiadomienia mailowe o bliskim lub przekroczonym terminie płatności za fakturę?

W programie ELISOFT Faktury Premium 2024, ELISOFT Firma 2024 lub ELISOFT Firma Premium 2024 możesz włączyć funkcję automatycznego wysyłania powiadomień mailowych o zbliżającym się lub przekroczonym terminie płatności za faktury. Jeśli wystawiasz wiele faktur, funkcja ta będzie pomocna do monitorowania płatności - program sam cykliczne przegląda niezapłacone faktury i na podstawie terminów płatności może automatycznie wygenerować i wysłać mail kontrahentowi z przypomnieniem o płatności, uwzględniając czy termin faktury został przekroczony czy nie, dołączając niezapłacone faktury do załączników maila.

Funkcja automatycznej wysyłki przypomnień mailowych może być skonfigurowana w ten sposób, aby mail był wysyłany np. kilka dni przed spodziewaną płatnością oraz np. kilka dni po spodziewanej płatności jeśli faktura w dalszym ciągu nie została zapłacona. Mail może być wysłany jednokrotnie lub być automatycznie ponawiany co jakiś czas.

Treść maili z powiadomieniem, zależna od przekroczenia terminu płatności, może być dowolnie ustalona w programie. Dodatkowo każdy taki mail jest uzupełniany przez program danymi odnośnie niezapłaconych faktur, dotyczącymi danego klienta. Mail może być wysłany bezpośrednio do klienta, lub testowo - na dowolną ustaloną skrzynkę mailową.

Aby skonfigurować funkcję automatycznej wysyłki maili, przejdź do menu Ustawienia | Ustawienia programu | Ustawienia wysyłki maili | zakładka Powiadomienia automatyczne .

W oknie widoczne są dwie podobne grupy ustawień - dla wysyłki powiadomień o fakturach niezapłaconych przed terminem płatności i po terminie płatności. Z założenia maile wysyłane dla faktur przed terminem płatności mają spełniać funkcję przypominającą klientowi o zbliżającym się czasie zapłaty, a maile wysyłane dla faktur niezapłaconych dla których termin minął, mają stanowić rodzaj upomnienia się o zaległą płatność - miękka windykacja.

Aby maile były wysyłane, należy zaznaczyć pole Wyślij przypomnienie o zbliżającym się terminie zapłaty faktury. W polu Liczba dni przed terminem płatności należy wpisać liczbę dni, która oznacza na ile dni przed terminem płatności program ma wygenerować pierwszy mail informujący o zbliżającym się terminie zapłaty. W przykładzie wybrano 3, a więc jeśli płatność faktury przypada np. na 10.08 to, pierwszy mail z przypomnieniem zostanie wygenerowany 7.08. Pole Ponowienie wysyłki maila służy do określenia czy mail z przypomnieniem ma być ponowiony czy nie - opcje ponowienia obejmują wysyłkę nowego przypomnienia w kolejnych dniach, np. codziennie. W powyższym przykładzie ustawiono, że ponowienia nie będzie, czyli mail zostanie wysłany tylko jeden raz, na 3 dni przed terminem płatności faktury. Jeśli terminy płatności faktur są długie, można wybrać inną konfigurację, np. pierwsze przypomnienie na 14 dni przed, a kolejne co 7 dni, co sprawi że łącznie zostaną wygenerowane trzy maile - na 14 dni przed, na 7 dni przed, oraz w dniu oczekiwanej płatności. Częstość ponawiania wysyłki przypomnienia można ustalić od 1 do 7 dni.

Jeśli zaznaczono pole Wyślij powiadomienie na adres email kontrahenta, to adresatem wygenerowanego maila będzie kontrahent, którego to powiadomienie dotyczy (warunkiem jest istnienie adresu email w danych kontrahenta). Jeśli zaznaczono pole Wyślij powiadomienie na stały adres email, to powiadomienie będzie wysłane na podany adres email - z tej funkcji można skorzystać, podając własny adres email w polu Adres email odbiorcy, aby sprawdzić np. treść/poprawność wysyłanych maili, lub w celu samodzielnego decydowania czy dane przypomnienie przesłać dalej do kontrahenta czy nie. Obie opcje można zaznaczyć niezależnie od siebie.

Kliknięcie na przycisk Edytuj treść powiadomienia spowoduje otworzenie się edytora szablonu maila (o innej treści dla faktur niezapłaconych będących przed terminem i po terminie płatności). Domyślna treść maila jest widoczna poniżej.

Cała treść maila może być dowolnie zmieniona i sformatowana. W mailu powyżej widoczny jest napis [FAKTURY] - w tym miejscu w wynikowym mailu zostanie wstawiona lista faktur, których będzie dotyczyć przypomnienie. Przykładowo końcowy mail może wyglądać jak na poniższym rysunku.