Funkcjonalność zaliczek dostępna jest w głównym oknie programu w zakładce Fakturowanie | Faktury zaliczkowe.
Całość składa się z powiązanych ze sobą trzech elementów: zamówienia, zaliczki i faktury końcowej. Tym trzem rodzajom dokumentów odpowiadają kolejne podzakładki o tych samych nazwach. Proces tworzenia dokumentów sprowadza się do utworzenia wpisów w tych trzech kolejnych zakładkach, to jest zamówienia (gdy klient składa zamówienie na produkt), następnie utworzenia jednej lub więcej faktury zaliczkowej do zamówienia (gdy następują wpłaty klienta), oraz na końcu utworzenia faktury końcowej (gdy produkt jest wydawany klientowi).
ZAMÓWIENIA
Tabela zamówień zawiera wszystkie zamówienia, na podstawie których możliwe jest utworzenie zaliczek. Zamówienie jest pierwszym i kluczowym dokumentem, na bazie którego możliwe jest wystawienie zaliczki (lub zaliczek) a następnie rozliczenie wpłat. Zamówienie zawiera specyfikację produktów lub usług, zamawianych przez klienta i na tej podstawie prowadzone są dalsze przeliczenia. Nie można utworzyć zaliczki czy faktury końcowej bez uprzedniej specyfikacji zamówienia, ponieważ dla tych dokumentów jest istotne jakie podatki mają zostać naliczone w poszczególnych stawkach, a to wynika ze stawek określonych w zamówieniu.
Zamówienie możesz utworzyć bezpośrednio w tabeli zamówień, poleceniem Nowe zamówienie, ale może być ono utworzone również automatycznie, na podstawie faktury proformy, zlecenia, lub oferty. Po prostu pozycje jednego z tych dokumentów zostaną w razie potrzeby wpisane do zamówienia. Daje to w dalszej kolejności prostą i szybką możliwość wystawienia zaliczki do np. oferty przesłanej wcześniej klientowi.
Gdy zamówienie jest gotowe, można do niego wystawić jedną lub więcej faktur zaliczkowych. Aby to zrobić, zaznacz zamówienie i kliknij polecenie Wystaw fakturę zaliczkową z lewej strony.
Uwaga: zamówienie jest wspólne dla wszystkich dalszych dokumentów, powiązanych z tym zamówieniem, tj. zaliczek i faktury końcowej. Przy tworzeniu i ewentualnych zmianach zamówienia pamiętaj, że będzie to miało wpływ na pośrednie i końcowe rozliczenia. Zmiany zamówienia, jeśli są konieczne, wykonuj tylko z poziomu tabeli zamówień, edytując dokument zamówienia - tylko ta tabela ma możliwość edycji wszystkich parametrów zamówienia. Choć technicznie jest to możliwe, podobnie jak w przypadku innych dokumentów które zostały już wprowadzone, to nie zaleca się wykonywania zmian w zamówieniu, gdy wystawiono już fakturę zaliczkową lub końcową. Jeśli zachodzi potrzeba modyfikacji zamówienia, zbadaj czy będzie to w twoim przypadku poprawne lub rozważ wystawienie korekty. W ogólnym przypadku modyfikacja zamówienia gdy już istnieją do niego wystawione zaliczki (dokumenty wydane klientowi), nie będzie operacją prawidłową. Jeśli negocjujesz warunki z klientem i chcesz wysyłać nowe propozycje cen/produktów, bardziej odpowiednim dokumentem do tego celu będzie użycie oferty, z zakładki Oferty w głównym oknie aplikacji. Na podstawie oferty, którą można wielokrotnie modyfikować i przesyłać do klienta, po jej ustaleniu, można szybko wystawić inne dokumenty sprzedażowe, w tym zamówienie potrzebne dla zaliczki oraz samą fakturę zaliczkową.
FAKTURY ZALICZKOWE
Faktury zaliczkowe w aplikacji ewidencjonują dokonaną niezerową wpłatę na określoną część zamówienia. Kwotę należy podać bezwzględnie, nie jest możliwe określenie wpłaty procentowo. Możesz wystawić jedną lub więcej (dowolną ilość) fakturę zaliczkową do jednego zamówienia, jednak suma wpłat z faktur zaliczkowych nie może przekroczyć wartości zamówienia. Aby utworzyć pierwszą lub kolejną zaliczkę, do zamówienia, zaznacz zamówienie w tabeli zamówień i kliknij polecenie Wystaw fakturę zaliczkową z lewej strony. Alternatywnie, możesz również wystawić kolejną fakturę zaliczkową z poziomu tabeli z zaliczkami. Tabela faktur zaliczkowych wyświetla oprócz numeru faktury zaliczkowej, również numer zamówienia, do którego dana zaliczka została wystawiona. Wystarczy więc, że zaznaczysz dowolną pozycję z pożądanym numerem zamówienia i klikniesz polecenie Wystaw kolejną zaliczkę z lewej strony - program powiąże kolejną fakturę zaliczkową z tym zamówieniem. Należy zauważyć, że kliknięcie polecenia Nowa faktura zaliczkowa spowoduje powstanie całkiem nowej faktury zaliczkowej, z osobnym nowym zamówieniem - tej opcji używaj jeśli chcesz założyć nowe zamówienie i jednocześnie nową zaliczkę do niego. Technicznie nie ma różnicy, jednak początkującym użytkownikom lepiej będzie najpierw utworzyć zamówienie, a następnie wystawić zaliczkę do zamówienia, aby utrwalić sobie kolejność w procesie tworzenia dokumentów.
Podczas wystawiania faktury zaliczkowej program wyświetla sumę brutto zamówienia, a także sumę wpłat, które zostały uiszczone w poprzednich zaliczkach wystawionych do tego zamówienia oraz numery tychże zaliczek - te informacje będą również umieszczone na wydruku faktury zaliczkowej (każda kolejna zaliczka będzie zawierać informację o poprzednio wystawionych zaliczkach, podając numer dokumentu i kwotę). Aby wystawić zaliczkę, wprowadź - oprócz innych istotnych informacji, jak odpowiednie daty czy kurs waluty - również wpłacaną wartość brutto. Pomniejszy ona pozostałą do zapłaty sumę. Informacji o zamówieniu, kontrahencie, sprzedawcy - nie musisz już wprowadzać, ponieważ dane te zostaną pobrane automatycznie z zamówienia, które zostało utworzone wcześniej.
Uwaga: Proces tworzenia faktury zaliczkowej na podstawie zlecenia, oferty, czy faktury proformy, został znacznie usprawiony w nowszych wersjach programu - aktualnie wystarczy kliknąć z poziomu danej tabeli (ofert, proform, zleceń) polecenie utworzenia zaliczki, a dane dotyczące zamówienia i kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie na podstawie źródłowego dokumentu i całość zostanie pokazana od razu w oknie tworzenia faktury zaliczkowej (nie ma konieczności ręcznego tworzenia zamówienia w takim przypadku, dzięki czemu cały proces jest bardo szybki i sprowadza się właściwie do wpisania odpowiedniej kwoty wpłacanej zaliczki).
FAKTURY KOŃCOWE
Trzecim etapem kończącym cały schemat, jest utworzenie faktury końcowej do uprzednio wykonanych zaliczek, wystawionych do uprzednio zdefiniowanego zamówienia. Aby wystawić fakturę końcową, zaznacz zamówienie w tabeli zamówień albo dowolną z zaliczek w tabeli faktur zaliczkowych i kliknij polecenie Wystaw fakturę końcową. Faktura końcowa będzie wystawiona do zamówienia do którego odnosi się zaznaczony wiersz w tabeli.
Faktura końcowa zbiera wszystkie dokonane wpłaty, zaewidencjonowane fakturami zaliczkowymi do danego zamówienia (w szczególności może to być tylko jedna faktura zaliczkowa) i rozlicza je względem tego zamówienia. Faktura końcowa, podobnie jak każda faktura zaliczkowa, również zawiera wyszczególnione wszystkie wpłaty pochodzące z zaliczek oraz dodatkowo finalne zestawienie kwot podatku, wartości netto i brutto, pozostałych do zapłaty. Fakturę końcową rozlicza się analogicznie, jak "zwykłe" faktury sprzedaży w aplikacji. Możesz utworzyć tylko jedną fakturę końcową do zamówienia/zaliczek - nie można przez pomyłkę wystawić drugiej faktury końcowej, gdyż program poinformuje iż taka faktura jest do danej zaliczki lub zamówienia już wystawiona.
Jeśli korzystasz z opcji magazynu, zauważysz że dopiero wystawienie faktury końcowej powoduje utworzenie dokumentów magazynowych i tym samym ściągnięcie towarów ze stanu. Jeśli tworzyłeś uprzednio zaliczkę do zlecenia związanego z dokumentem WZ, to również faktura końcowa do tej zaliczki będzie związana z tym samym dokumentem WZ (nie utworzy się ponowne wydanie towaru).
Uwaga: Każdy rodzaj faktur, tj. zwykłe faktury sprzedażowe, faktury zaliczkowe i faktury końcowe - ma swój unikalny schemat numeracji, a faktury te nie mieszają się w jednej wspólnej tabeli, lecz przechowywane są w osobnych zakładkach. Istotne jest, iż dokumenty te posiadają własne prefiksy w ich numeracji, co sprawia że numery dokumentów (całość oznaczenia) są unikalne w ramach całego programu. Również rejestry sprzedaży pozwalają na odseparowanie poszczególnych rodzajów dokumentów.