Jak zdefiniować dokumenty cykliczne?
Aplikacja ELISOFT Firma Premium 2024 oraz ELISOFT Firma 2024 umożliwia zdefiniowanie dokumentów cyklicznych - są to szablony dokumentów, według których program może cyklicznie tworzyć wynikowe dokumenty takie jak faktury, zlecenia, proformy. Jeśli w swojej firmie wystawiasz dużo takich samych faktur w regularnych odstępach czasu dla tych samych kontrahentów (np. comiesięcznie), to funkcja dokumentów cyklicznych może znacznie ułatwić i przyspieszyć ten proces. Dokumenty cykliczne sprawdzą się wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z usługami abonamentowymi (jak np. cykliczny abonament za internet dla szerokiej grupy klientów) albo z okresowym wykonywaniem zleceń (np. okresowych przeglądów urządzeń, budynków) u wielu klientów.
Zdefiniowanie dokumentu cyklicznego
Wybierz Fakturowanie | Dokumenty cykliczne | Nowy dokument. W oknie które się ukaże, w zakładce Konfiguracja cyklu wpisz ogólny tytuł dokumentu cyklicznego, tak aby było wiadome czego dotyczy (ta informacja nie pojawi się na wydrukach). Następnie wybierz okres - z jaką datą generowanie dokumentów ma się rozpocząć i kiedy zakończyć, oraz wskaż z jaką częstotliwością dokumenty mają powstawać, np. 1 raz na miesiąc. Program wyświetli przewidywane daty powstania końcowych dokumentów.
W zakładce Nagłówek dokumentu podaj jaki rodzaj dokumentu ma być generowany (Faktura / Zlecenie / Proforma / Rachunek) i wskaż dla jakiego klienta dany dokument ma powstawać. W przykładzie poniżej wybrano fakturę, określono dodatkowo konto do płatności i termin zapłaty 7 dni.
W zakładce Pozycje dokumentu uzupełnij pozycje tak jak chcesz aby wyglądały w wynikowym dokumencie (fakturze czy zleceniu). W przykładzie dokument cykliczny dotyczy miesięcznej opłaty za lektorat z nauki języka, zatem jest jedna pozycja za tę usługę. Co zasługuje na szczególną uwagę, to fakt że w pozycjach, jak również w uwagach dokumentu można użyć specjalnych znaczników które podczas generowania wynikowego dokumentu zostaną zamienione na faktyczne wartości.
W powyżej widocznym przykładzie, użyto znacznika #[MS] (miesiąc słownie) oraz #[R] (rok). Dzięki temu w wynikowej fakturze treść pozycji będzie każdego miesiąca dostosowana do aktualnej daty.
Dostępne znaczniki:
#[D] - bieżący dzień miesiąca
#[M] - bieżący miesiąc (numer)
#[R] - bieżący rok
#[MS] - bieżący miesiąc (słownie)
#[NM] - następny miesiąc (numer)
#[NMS] - następny miesiąc (słownie)
#[PM] - poprzedni miesiąc (numer)
#[PMS] - poprzedni miesiąc (słownie)
#[NR] - rok następnego miesiąca
#[PR] - rok poprzedniego miesiąca
Powstawanie i monitorowanie finalnych dokumentów
Jeżeli w programie włączone jest generowanie dokumentów cyklicznych w menu Ustawienia | Ustawienia programu, to aplikacja okresowo (co 10 minut) będzie sprawdzać czy są do wystawienia jakieś dokumenty cykliczne. Każdy dokument cykliczny, jeśli cykl nie został zakończony, posiada informację o dacie następnego przewidywanego wygenerowania docelowego dokumentu - jeśli data ta mija, program wystawia dokument docelowy (fakturę czy zlecenie) i ustawia w dokumencie cyklicznym datę jego następnego generowania, zgodnie z cyklem wskazanym w dokumencie. Wchodząc do dokumentu cyklicznego, można zobaczyć historię powstania dokumentów docelowych. Wygenerowane faktury, proformy, rachunki czy zlecenia, są widoczne w swoich tabelach, tak jak zwykłe dokumenty wystawiane ręcznie.
Uwaga: Jeśli program pracuje w sieci na wielu stanowiskach, generowanie dokumentów cyklicznych powinno być włączone tylko na jednym komputerze w sieci, podobnie jak wysyłka maili czy tworzenie dokumentów z systemów zewnętrznych, aby nie zdublować generowanych dokumentów cyklicznych.
Aby program mógł generować dokumenty z prawidłową datą i numerem, konieczne jest aby w dniu w którym ma nastąpić generowanie, program był uruchomiony. Jeśli zdefiniowanych jest wiele dokumentów cyklicznych z różnymi terminami wystawienia, zaleca się umieszczenie programu na serwerze, na którym będzie on włączony bez przerw, aby umożliwić ciągłe generowanie dokumentów, w odpowiednich dla nich datach.